Casos de Sucesso

 

 

casos de sucesso rt1 Marcato Cursos Jurídicos

 

 

Atuação: Cursos especializados de formação na área jurídica

Solução RT1: Módulos financeiro, acadêmico, controle de biblioteca, controle de acesso a internet por alunos, controle de salas de estudo, controle de segurança e auditoria. Consultoria pra melhoria de processos operacionais e administrativos. Implantação de área de TI, incluindo infra-estrutura e atendimento a usuários (help-desk).

 

Reconhecido nome dentro da área jurídica, o Dr. Antônio Carlos Marcato está à frente do Marcato Cursos Jurídicos, oferecendo formação especializada para todo o Brasil. A empresa conta atualmente com mais de 40 franquias em todas as regiões do país, além de sua sede, que atende um grande volume de alunos.

 

Com seu grande crescimento em poucos anos, a infra-estrutura do curso necessitava de expansão. A empresa já contava com infra-estrutura de sistemas, mas necessitava ampliar seu potencial e principalmente trazer estabilidade e confiabilidades as suas operações. Havia ainda a necessidade de centralizar o atendimento às franquias, tanto na parte de sistemas quanto de infra-estrutura de redes e computadores.

 

As várias franquias necessitavam de um sistema centralizado que pudesse prover um suporte acadêmico à altura do curso. Os alunos necessitavam de um ponto de consulta para todos os seus cursos e materiais envolvidos. A sede necessitava de informações centralizadas e confiáveis, para a tomada de decisão.

 

Foi iniciado um projeto de reestruturação dos processos operacionais da empresa mantendo o foco na contenção de custos, reaproveitamento de recursos existentes e principalmente provendo excelência para os alunos e franqueados. Com a participação ativa da empresa foi definido um escopo de solução baseado no RT1 ERP com foco no desenvolvimento de um módulo RT1 Acadêmico integrado ao módulo RT1 Financeiro e ao site da empresa, que também foi totalmente remodelado pela RT1.

 

Todo o processo de desenvolvimento foi regido por cronogramas e por um plano de implantação. O sucesso pode ser comprovado com o projeto sendo entregue antes do previsto, haja vista a necessidade da empresa de substituir o seu sistema anterior e garantir a operação para o início do período de matrículas.

 

Foi criada uma equipe de infra-estrutura, gerenciada pela RT1, para manutenção dos sistemas e atendimento a usuários locais e de franquias. O atendimento às franquias é feito remotamente, através de um sistema de help-desk que permite interagir totalmente com a máquina do usuário, permitindo a execução de todas as tarefas necessárias.

 

Com acesso através de internet, em um sistema cliente/servidor especialmente desenhado para a empresa, e também com acesso através do site, os alunos e franquias podem acessar e gerenciar suas atividades de forma confiável e rápida. Por contar com muitas franquias e com um grande volume de alunos, o RT1 ERP implantado na empresa conta com uma média de 500 usuários simultâneos conectados ao ERP além dos acessos ao site, via internet. Todas as informações estão centralizadas em um banco de dados, na sede da empresa.

 

Após dois anos de serviços prestados, a RT1 transferiu as operações de infra-estrutura e manutenção dos sistemas para o curso Marcato, que hoje detém toda responsabilidade por sua continuidade e funcionamento.

 

casos de sucesso rt1 Servbon

 

 

 

 

Atuação: Distribuidora de produtos Kibon para o Estado de Goiás

Solução RT1: Módulos financeiro, compras, vendas, processos, CRM, fiscal, relatórios, projetos, PocketPC (força de vendas), DMIS (envio de dados para a Kibon), segurança, auditor e BI (Business Intelligence). Terceirização de recurso de gerência de TI, acompanhamento e suporte à operação.

 

A Servbon vinha de experiências ruins com implementações anteriores e optou pela RT1 após alguns testes e consultorias pontuais para solução de problemas.

 

O escopo inicial continha apenas o RT1 Financeiro, porém algum tempo após o início do projeto ficou definido que a solução completa seria utilizada. Com o aumento do escopo foi alocado um recurso RT1 dentro da Servbon para fazer toda a gestão do projeto, que levou cerca de 1 ano do fechamento do contrato até o início das operações, em Novembro de 2005, dada a grande quantidade de customizações envolvidas no projeto.

 

Dentro do escopo da solução proposta, os processos operacionais da Servbon foram revistos e aprimorados, através de metodologia da RT1 e com forte contribuição dos executivos da Servbon. Dentre as muitas melhorias, o processo de visita aos clientes obteve um ganho expressivo de qualidade e tempo. Anteriormente os consultores (vendedores Servbon) visitavam os clientes e obtinham os pedidos através de formulários de preenchimento manual. Existia um setor na Servbon responsável por coletar esses pedidos por telefone de todos os consultores, em um horário estipulado no final do dia. Este processo levava em média 2 horas, e contava com a dedicação exclusiva de consultores e operadores. Muitas vezes o consultor ia até a Servbon para solucionar problemas encontrados em pedidos.

 

Para solucionar este problema, foi implantado o módulo RT1 Pocket (força de vendas). Com ele cada consultor obteve sua lista de clientes, visitas do dia e tarefas necessárias a serem executadas. Os pedidos são obtidos de forma eletrônica, através do Pocket PC, e enviadas a Servbon pela internet, através do próprio aparelho, geralmente no final do dia. Não há mais necessidade do setor de coleta, de visitas do consultor a empresa e do custo de duas horas diárias ao telefone para o informe dos pedidos obtidos. Ao sincronizar os pedidos do Pocket PC para o servidor da Servbon, os pedidos já são imediatamente liberados para faturamento, emissão de nota e confecção do pedido. O consultor pode sincronizar seus pedidos quantas vezes forem necessárias, mas este processo se tornou tão simplificado, que ficou estabelecida a sincronia uma vez ao dia, no final da tarde.

 

Ao final do desenvolvimento e cumprimento dos cronogramas, a ‘virada da chave’, que marcou a inativação completa dos sistemas legados e o início do uso dos módulos RT1, foi feita em apenas 1 final de semana, sendo totalmente transparente para clientes e fornecedores. Em uma sexta-feira foi emitida a última nota fiscal pelo sistema antigo e já na segunda-feira pela manhã estavam sendo emitidas notas fiscais pelo RT1 ERP.

 

Com sua operação melhorada, a Servbon decidiu avançar na criação de ferramentas mais apuradas para tomada de decisões estratégicas. Com isso, foi criado um projeto de BI (Business Intelligence) que permite a extração de informações de forma flexível e rápida. Novos relatórios e cubos de dados podem ser criados.

 

Mesmo com um conjunto grande de módulos em operação e com vários usuários concorrentes no ERP, não houve necessidade de criação de um ambiente de infra-estrutura exclusivo para o BI. A solução RT1 se mostrou muito econômica em recursos de hardware e mais uma vez fez com a Servbon não tivesse de investir em novos equipamentos.

 

Desde então o sistema vem sendo aprimorado com ciclos mensais de melhorias e adaptações às novas necessidades da Servbon.

 

Hoje a empresa utiliza todos os módulos RT1 (exceto acadêmico) além de muitos módulos especialmente desenvolvidos para a empresa. Conta também com um recurso alocado em tempo integral para gestão de toda a área de TI e novos projetos.

 

casos de sucesso rt1 DR Promo

 

 

 

Atuação: Empresa de marketing, eventos e ações promocionais

Solução RT1: Módulos financeiro, compras, estoque, CRM, segurança e auditoria. Consultoria pra melhoria de processos operacionais e administrativos. Acompanhamento e suporte à implantação e operação.

 

A DR Promo é uma empresa reconhecida no mercado de marketing e ações promocionais. Atuando há vários anos juntamente com clientes como a MasterCard, possui uma grande operação, contando com muitos funcionários em sua matriz e filiais e também em campo, alocando profissionais terceirizados para campanhas e ações.

 

Para sustentar esta grande estrutura, houve a necessidade de modernizar e automatizar as suas operações financeiras, de compras e de estoque, além de prover informações gerenciais para tomada de decisão.

 

Por oferecer serviços de campo, a DR Promo contrata profissionais temporários para suas ações, gerando, com isso, necessidades administrativas e operacionais. Com estas contratações, são registrados atualmente 1.500 contas a pagar por semana. Estes lançamentos geram informações para fluxo de caixa, análise de plano financeiro, custos e resultados financeiros. Todo este volume de operação é controlado através do RT1 Financeiro. Também são lançadas contas a receber, lançamentos manuais, controles bancários, cheques emitidos e de terceiros. Relatórios gerencias são constantemente extraídos do sistema.

 

Todos os lançamentos financeiros são auditados automaticamente pelo RT1 Auditor. São registrados data, hora, ação executada e usuário. Esta solução permite manter uma linha do tempo, um histórico de todas as ações executadas pela empresa.

 

Todos os materiais envolvidos nas ações promocionais são providos aos clientes pela DR Promo, gerando processos de cotação e compra, bem como controle de estoque. Estes processos são controlados pelos módulos RT1 Compras e RT1 Estoque.

 

Todas as ações permitidas no RT1 ERP são estritamente controladas através do RT1 Segurança. É possível delegar direitos a todos os usuários que utilizam o sistema, permitindo que estes se mantenham focados em suas tarefas e impedindo que visualizem informações confidenciais ou que tomem ações fora de sua alçada.

 

Todo o processo de implantação foi executado através de planejamento. Foram identificadas as necessidades dos setores, juntamente com os usuários administrativos, operacionais e executivos. O escopo da solução foi desenhado em conjunto, de forma personalizada, fazendo com que o RT1 ERP pudesse se adequar às necessidades da empresa.

 

Foram executados treinamentos para todos os usuários envolvidos. Atualmente estes usuários recebem acompanhamento e suporte.

 

Todo o processo de desenvolvimento das novas necessidades, implantação, configuração e treinamento foram feitos através de cronogramas e pontos de controle, onde todos os envolvidos avaliaram as conquistas e replanejaram as novas atividades.

 

O resultado da implantação destas soluções trouxe segurança, confiabilidade, agilidade e redução de custos para a DR Promo. As soluções continuam sendo utilizadas e existem planos em andamento para ampliação dos módulos instalados, com o desenvolvimento de soluções personalizadas que atendam especificamente as necessidades da DR Promo.